Transkrypcja aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu z UK w Polsce

Transkrypcja to wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) do polskich ksiąg stanu cywilnego. Po transkrypcji dostajesz polski odpis, którym możesz posługiwać się w polskich urzędach, bankach i sądach. Jest ona zazwyczaj potrzebna, gdy chcesz załatwić jakąkolwiek sprawę w Polsce w oparciu o zdarzenie z UK:

• nadanie numeru PESEL dziecku urodzonemu w UK i wyrobienie mu polskiego paszportu lub dowodu,
• ślub lub rozwód w Polsce albo uznanie rozwodu z UK (patrz uznanie rozwodu z UK w Polsce),
• sprawy spadkowe - polski odpis aktu zgonu bywa konieczny do stwierdzenia nabycia spadku,
• zmiana nazwiska po ślubie lub rozwodzie i ujednolicenie danych w dokumentach,
• świadczenia, ubezpieczenie i inne sprawy urzędowe w Polsce.

1. Pełny odpis aktu (full certificate). Krótki odpis (short certificate), który nie zawiera danych rodziców, zwykle nie wystarcza. W przypadku urodzenia dziecka potrzebny jest pełny odpis z danymi rodziców.
2. Apostille. Dokument wydany w UK zwykle musi być opatrzony apostille, czyli międzynarodowym poświadczeniem wydawanym w Wielkiej Brytanii.
3. Tłumaczenie przysięgłe na język polski. Tłumaczenie wykonuje się zwykle u tłumacza przysięgłego wpisanego na polską listę, a odpis i tłumaczenie muszą być spójne co do imion i nazwisk.
4. Dokumenty tożsamości wnioskodawcy i, jeśli to potrzebne, polskie akty stanu cywilnego rodziców lub małżonków.
5. Wniosek o transkrypcję wraz z dowodem opłaty skarbowej (obecnie 50 zł za transkrypcję).

Przygotowujemy listę dokumentów dopasowaną do aktu, który chcesz przepisać, i sprawdzamy ich komplet, zanim trafią do urzędu. Dzięki temu unikasz odesłania wniosku z prośbą o uzupełnienia.

Wniosek o transkrypcję można złożyć w konsulacie RP w Wielkiej Brytanii albo bezpośrednio w urzędzie stanu cywilnego w Polsce, także przez pełnomocnika. Właściwy urząd zależy od Twojej sytuacji (np. ostatniego miejsca zamieszkania w Polsce); jeśli takiego nie ma, sprawę zwykle prowadzi Urząd Stanu Cywilnego dla Warszawy-Śródmieścia. Czas oczekiwania bywa różny - od kilku tygodni do kilku miesięcy, zwłaszcza gdy urząd prosi o uzupełnienie dokumentów. Jeśli czasu jest mało (paszport, ślub, spadek), warto zacząć jak najwcześniej.

• Pisownia imion i nazwisk. W UK imię i nazwisko dziecka bywa zapisane inaczej niż w Polsce (np. bez polskich znaków albo w formie męskiej u dziewczynki, np. „Kowalski” zamiast „Kowalska”). Taką rozbieżność trzeba uwzględnić od początku, bo może wymagać osobnego wniosku.
• Krótki odpis zamiast pełnego albo brak apostille.
• Niezgodności w danych rodziców (data urodzenia, nazwisko panieńskie, stan cywilny) między aktami z Polski i z UK.
• Dziecko urodzone poza małżeństwem - sposób wpisania ojca zależy od tego, jak został uznany w dokumentach z UK.
• Zmieniony stan cywilny - jeśli nie przepisałeś aktu małżeństwa, a chcesz np. zawrzeć nowe małżeństwo w Polsce, kolejność transkrypcji ma znaczenie.

• Akt małżeństwa. Transkrypcja jest potrzebna m.in. przy zmianie nazwiska w polskich dokumentach, rozwodzie w Polsce i uznaniu rozwodu z UK.
• Akt zgonu. Konieczny przy sprawach spadkowych, rozliczeniach z bankami i ubezpieczycielami w Polsce.
• Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa. Przy ślubie w UK angielski urząd może wymagać zaświadczenia z Polski potwierdzającego brak przeszkód. Wydaje je polski urząd stanu cywilnego lub konsul.
• Zmiana imienia lub nazwiska i powrót do nazwiska panieńskiego. Te sprawy mają własne zasady i terminy, szczególnie po rozwodzie.
• Potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego. Przydaje się osobom urodzonym za granicą lub tym, którzy nie mają polskich dokumentów tożsamości; prowadzi je wojewoda.

• ustalamy, które akty trzeba przepisać i w jakiej kolejności,
• sprawdzamy komplet dokumentów z UK (pełny odpis, apostille, tłumaczenie),
• składamy wniosek w Twoim imieniu i prowadzimy korespondencję z urzędem,
• rozwiązujemy problemy z pisownią imion i nazwisk oraz niezgodnościami w danych,
• pomagamy w kolejnych krokach: PESEL, paszport, zmiana nazwiska, uznanie rozwodu, sprawy spadkowe.